Koordination Übernahme des Inkasso BBF Bau für den Schweizerischen Baumeisterverband

Der Schweizerische Baumeisterverband SBV hat zahlenfreude beauftragt, die Übernahme des Inkassos für den Berufsbildungsfonds BBF Bau zu leiten. Unternehmen aus der Baubranche müssen grössenabhängige Beiträge an den Fonds leisten, welcher dadurch Bildungsaktivitäten in der Branche finanziert.

Ziel

Ziel des halbjährigen Projekts war es, das Inkasso vom bisherigen Träger des Fonds auf den SBV zu übertragen. Die Übertragung wurde von zahlenfreude geplant, koordiniert und in Zusammenarbeit mit mehreren Partnern effizient umgesetzt.

Ergebnis

Das Projekt wurde erfolgreich umgesetzt, das Inkasso funktioniert einwandfrei und die zugehörigen Prozesse sind etabliert und eingespielt. In diesem Projekt haben wir mit verschiedenen Partnern zusammengearbeitet: IT-Entwickler und -Agenturen, Rechtsdienst, Finanzabteilung, Bildungsdepartement, der ehemalige Inkassoabwickler des BBF Bau, externe Datenlieferanten, Druckereien usw. Das Wissen und die Fähigkeiten dieser kompetenten Partner wurden unter unserer Führung wirksam zusammengeführt.

Lösung

Zahlenfreude hat diverse Prozesse aufgesetzt: Identifikation von und Kontaktaufnahme mit den betroffenen Bauunternehmen; elektronische Dateneingabe für die Bauunternehmen zur Berechnung des Fondsbeitrags; Prüfung der eingereichten Daten; Rechnungserstellung, Mahnungsversand und Betreibungen. Alle Prozesse erforderten die Abklärung der rechtlichen Rahmenbedingungen, die Schaffung der IT-Infrastruktur und die Definition der benötigen Ressourcen.

Wir haben die folgenden Aktivitäten koordiniert und umgesetzt:

- Koordination der Umsetzung der CRM-Infrastruktur durch die IT-Partner

- Überprüfung der Datenstruktur

- Koordination der Umsetzung, Testing und Anpassung des CRM-Systems

- Ableitung von Massnahmen für die Verwaltung und Kontrolle des Fonds

- Entwicklung und Umsetzung des Prozesses für die Finanzverwaltung

- Gesamter Rechnungs- und Mahnungsversand

- Gestaltung des Layouts und der Inhalte für die Website sowie für das Content Management

- Entwicklung verschiedener Formularvorlagen für Briefe, Aufforderungen, Mahnungen usw.

Herausforderungen

Die Komplexität der Aktivitäten und vielen einbezogenen Partner erforderten eine genaue Abstimmung und effiziente Koordination. Dafür haben wir komplexe Zusammenhänge vereinfacht und detailliert und verständlich kommuniziert, die Aktivitäten gut abgestimmt und Fristen stets eingehalten. Besondere Aufmerksamkeit haben wir den Daten- und IT-Details sowie dem gründlichen Testing des Systems gewidmet.

Unsere umfangreiche Definition aller Prozesse und ihrer Schnittstellen war eine zuverlässige Grundlage für die Planung und Umsetzung aller Projektschritte als auch für die Schulung der Mitarbeitenden, welche das Projekt nun im Berufsalltag anwenden.

Falls Sie unsere Unterstützung für die Koordination Ihrer Projekte brauchen und komplexe Aktivitäten planen, kommen Sie bitte auf uns zu. Wir helfen Ihnen komplexe Zusammenhänge zu vereinfachen und Prozesse erfolgreich auf den Boden zu bringen.